商業寫作 (Business Writing) 是所有職場人都必須具備的生存技能,它泛指了報告、提案文件、公告、商業信件等對內或對外使用的寫作方式,主要的目的是希望能讓收件者可以迅速並正確地掌握信件重點。(推薦閱讀:使用PEEL技巧,撰寫一封專業的商業郵件)

因此在商業寫作上,我們有三大核心需要掌握

  • 切入要點
  • 架構清晰
  • 簡單清楚

新鮮人初入公司,可以從「會議紀錄」開始從頭練習。看似微不足道的會議記錄,其實是個可以觀察出一個人寫作能力、邏輯思維的關鍵。

那麼一個好的商業寫作有哪些訣竅呢?以下整理了幾個我從職場中學習到的精髓,歡迎大家一起交流!

技巧一:重點擺第一

有被老師指(刁)導(過)作文的人肯定印象深刻
國文老師總說著:「鋪陳、埋伏筆非常重要」
但切換到英文課上,英文老師絕對會說「第一句請擺 Topic sentence」

在日常的商業溝通中,寫法比較會傾向西式的寫法,將重點擺第一順位。原因是大家不一定有那麼多時間可以完整讀完一封信,事情是什麼、需要對方如何配合,簡單兩三句話就能交代完畢,就不需要為了禮貌而使用文鄒鄒的文言文、或拐彎抹角的將句子拉的很長。

職場上並不會因為你的禮貌而感激你,而會因為你能站在對方角度,替對方節省下大把閱讀時間而尊敬你。

日常商業溝通,建議寫法會是

  • 該信欲溝通的重點
  • 交代背景、細節
  • 呼籲 take actions

比如

  • 請各組派一名人員參與9月的活動行前會議
  • 這是產業非常盛大的線下活動,往年都會得到海內外媒體的關注,希望我們能做好每個細節,創造最多的聲量
  • 以下為活動的進程規劃,請各組lead協助追蹤進度

然而不是每一個商業情境都適用這種作法,比如當總部需要跟各國溝通,而國家對於這件事的涉入程度並不深時,將重點擺第一的寫法反而會讓國家感到困惑。在這種情況下,最佳的寫作方法,反而是以下這種方式。

當對方對事情了解程度不多時,建議寫法會是

  • 先交代事情背景
  • 再帶入該信欲溝通的重點
  • Take actions

比如

  • 因為收到多位同仁反應系統流程過於繁瑣,每回使用都得耗時大量時間
  • 因此產品組日前已與工程師討論,將在5月底前roll out新系統
  • 請各組務必在5/20前協助將資料做備份

技巧二:少用形容詞,溝通事實

我經常呼籲讀者不扎實的履歷才需要用形容詞填充,當今天我們想要呈現專業度時,請盡量避免使用形容詞,因為這在溝通上會有許多模糊地帶,當雙方解讀錯誤時,反而得投入更多時間成本來回溝通

因此在商業寫作上,我們得專注在事實、事實,還是事實。

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技巧三:落下各國的 Action Items

以我們公司為例,一場會議有多國負責人參與,一個議題大家爭相發表意見,此時記錄者要如何從眾多的對話中,抓住對話精髓,理出討論結果、落下各國的 action plans,及公司接著需要 follow-up 的事情,這些都必須經過一次又一次的組織練習來培養敏銳與精確度。

而一場有效的會議,是在會議最後雙方能取得共識,得出接下需執行的內容,並且在24小時內會議記錄能送達所有與會人員的信箱。

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技巧四:學習刪除不必要的字句

當你已經將內容擴展成一封有架構且詞句通順的信件後,最後要做的是學習刪除不必要的字句。

當被強迫刪除時,我們的思考會更加清晰,因為能透過刪除的過程發覺哪些是含義不清的形容詞,而又有哪些其實是因為我們思考不清而所使用的模糊字眼

這種練習強迫刪除精簡的做法,可以幫助我們明白自己想要表達什麼,而收信者也才能領略。

(延伸閱讀:寫履歷忌諱太貪心!去蕪存菁,包裝你的技能)

寫作能力與職場升遷有絕對相關性

寫作能力與邏輯思維等這些軟性技能的培養,對於日後的升遷也有著絕對的相關性。畢竟要帶領 team member 成長,要是無法清楚的透過文字與言語溝通、主持會議、分配工作,公信力可能就會被大打折扣,長期下來組織內的流動率可能也會因此攀升。(推薦閱讀:6招告訴你,新人入職該怎麼出擊)

因此即便過去沒有寫作習慣的你,也可以從公司的會議記錄開始好好練習,相信透過這些經驗的累積,用字的精準與熟練度都會快速提升,加油!

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