商業寫作 (Business Writing) 是所有職場人都必須具備的生存技能，它泛指了報告、提案文件、公告、商業信件等對內或對外使用的寫作方式，主要的目的是希望能讓收件者可以迅速並正確地掌握信件重點。（推薦閱讀：使用PEEL技巧，撰寫一封專業的商業郵件）

因此在商業寫作上，我們有三大核心需要掌握

• 切入要點
• 架構清晰
• 簡單清楚

新鮮人初入公司，可以從「會議紀錄」開始從頭練習。看似微不足道的會議記錄，其實是個可以觀察出一個人寫作能力、邏輯思維的關鍵。

那麼一個好的商業寫作有哪些訣竅呢？以下整理了幾個我從職場中學習到的精髓，歡迎大家一起交流！

技巧一：重點擺第一

有被老師指(刁)導(過)作文的人肯定印象深刻
國文老師總說著：「鋪陳、埋伏筆非常重要」
但切換到英文課上，英文老師絕對會說「第一句請擺 Topic sentence」

在日常的商業溝通中，寫法比較會傾向西式的寫法，將重點擺第一順位。原因是大家不一定有那麼多時間可以完整讀完一封信，事情是什麼、需要對方如何配合，簡單兩三句話就能交代完畢，就不需要為了禮貌而使用文鄒鄒的文言文、或拐彎抹角的將句子拉的很長。

職場上並不會因為你的禮貌而感激你，而會因為你能站在對方角度，替對方節省下大把閱讀時間而尊敬你。

日常商業溝通，建議寫法會是

• 該信欲溝通的重點
• 交代背景、細節
• 呼籲 take actions

比如

• 請各組派一名人員參與9月的活動行前會議
• 這是產業非常盛大的線下活動，往年都會得到海內外媒體的關注，希望我們能做好每個細節，創造最多的聲量
• 以下為活動的進程規劃，請各組lead協助追蹤進度

然而不是每一個商業情境都適用這種作法，比如當總部需要跟各國溝通，而國家對於這件事的涉入程度並不深時，將重點擺第一的寫法反而會讓國家感到困惑。在這種情況下，最佳的寫作方法，反而是以下這種方式。

當對方對事情了解程度不多時，建議寫法會是

• 先交代事情背景
• 再帶入該信欲溝通的重點
• Take actions

比如

• 因為收到多位同仁反應系統流程過於繁瑣，每回使用都得耗時大量時間
• 因此產品組日前已與工程師討論，將在5月底前roll out新系統
• 請各組務必在5/20前協助將資料做備份

技巧二：少用形容詞，溝通事實

我經常呼籲讀者不扎實的履歷才需要用形容詞填充，當今天我們想要呈現專業度時，請盡量避免使用形容詞，因為這在溝通上會有許多模糊地帶，當雙方解讀錯誤時，反而得投入更多時間成本來回溝通。

因此在商業寫作上，我們得專注在事實、事實，還是事實。

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技巧三：落下各國的 Action Items

以我們公司為例，一場會議有多國負責人參與，一個議題大家爭相發表意見，此時記錄者要如何從眾多的對話中，抓住對話精髓，理出討論結果、落下各國的 action plans，及公司接著需要 follow-up 的事情，這些都必須經過一次又一次的組織練習來培養敏銳與精確度。

而一場有效的會議，是在會議最後雙方能取得共識，得出接下需執行的內容，並且在24小時內會議記錄能送達所有與會人員的信箱。

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技巧四：學習刪除不必要的字句

當你已經將內容擴展成一封有架構且詞句通順的信件後，最後要做的是學習刪除不必要的字句。

當被強迫刪除時，我們的思考會更加清晰，因為能透過刪除的過程發覺哪些是含義不清的形容詞，而又有哪些其實是因為我們思考不清而所使用的模糊字眼。

這種練習強迫刪除精簡的做法，可以幫助我們明白自己想要表達什麼，而收信者也才能領略。

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寫作能力與職場升遷有絕對相關性

寫作能力與邏輯思維等這些軟性技能的培養，對於日後的升遷也有著絕對的相關性。畢竟要帶領 team member 成長，要是無法清楚的透過文字與言語溝通、主持會議、分配工作，公信力可能就會被大打折扣，長期下來組織內的流動率可能也會因此攀升。（推薦閱讀：6招告訴你，新人入職該怎麼出擊）

因此即便過去沒有寫作習慣的你，也可以從公司的會議記錄開始好好練習，相信透過這些經驗的累積，用字的精準與熟練度都會快速提升，加油！

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