工作上有大量機會需要用郵件布達資訊,過去對專業書信已經有所了解的我,進到職場後才發現除了專(官)業(腔)還不夠,如何讓人能在短時間內讀懂訊息才是最核心的目的。今天想和你分享 PEEL 技巧,讓你在職場上快速撰寫一封專業流暢的商業書信。

什麼時候會需要用到商業書信呢?

  • 想布達重要的資訊或交辦任務
  • 想追蹤事件後續的狀況
  • 想保留書信往來的紀錄

當一封書信僅有11秒被閱讀的時間簡潔扼要的傳遞資訊就是我們要達到的目的。

我認為一封專業商業書信的精髓在於信件架構,任何資訊只要有了架構,就能讓人一目瞭然,明白所有的資訊。

再接下來就只是背景資訊比例分配的問題。

首先想跟大家簡單談談有效的商業郵件需要包含的 7C 元素。

商業郵件的 7C 元素

Correctness 正確性

在撰寫一封商業郵件前,我們得先確認這封信所溝通的對象是誰,選擇合適的語言(官方說法 / 政府文件/商業書信),並確保數字、資料引用正確,且文法、標點符號、語句邏輯是通順的。

Conciseness 簡潔有力 

不要為了顯現專業,而使用過度熬拗口的文字。什麼意思?就是中文書信用了文言文、英文書信用了 GRE 等級的單字。盡量精簡你的語句、段落,省去不必要或重複性的資訊,將篇幅保留在傳遞重要的資訊上。

Courtesy 有禮貌

撰寫書信時得保持禮節,不要將焦點只放在自己身上,你得試圖站在對方的立場,去思考這封信帶給他人的好處,讓收信者閱讀完明白下一步的行動是什麼。

Consideration 考慮周全

當寫完郵件,你得將自己抽離,思考當收信者開啟信件時會有哪些疑慮?用這種方式強化自己論述不清楚的地方。

Clarity 清晰

當你不清楚你的信件內容時,請別奢望收信者會讀得懂你的 murmur!

Completeness 完整性

你得在信中給予所有重要的資訊,必要時甚至可以補充內容。

Concreteness 架構

寄件者必須用嚴謹的架構,有系統性的文字傳遞資訊。善用條列的方式,可以讓資訊一目了然的讓收信者明白。接下來要分享的進階 PEEL 商用書信技巧,同樣也是善用架構的精髓,讓資訊得以有效的傳遞。

商用書信必備的 PEEL 技巧

P-Point 重點

不要繞彎!
郵件標題和開頭的第一句話,就得先破題、講重點
用簡潔、有力的語句才能抓住閱讀者的注意力。

使用情境

  • 商務提問、資訊布達:肯定句,主旨+敘述
  • 廣告推廣:可以使用疑問句,引起收件者的興趣

標題範例

【請協助推廣】快樂賣場 10% 折扣碼分潤_7天免費試用方案 (6/18-6/30)

【重要通知】 2020 12.12 狂歡趴踢 Kick-off Meeting

內文範例

“需要請你核准…”

“本周XX會議時間為…”

“本次活動決定主題為…”

“為提升XX占比,我們預計XX時候,推出XX方案…”

E-Elaboration 闡述

用簡單好懂的語句,支撐論點。

範例

“由於目前現況…”

“此結論得自於 (1) (2) (3)…”

E-Evidence 資料/證明

彙整資料、數據,附圖/檔案更進一步說明方案細節與論點。

範例

“衰退/成長數據” (MoM, YoY 對比)

“潛力商品” (利用 raw data 撈 Top10 熱銷商品)

“統計表” (競品的市場份額)

L-Link 重申/連結主題

將結論連回主題,清楚說明期望對方做出的下一步行動

範例

“希望參考你的意見”

“我們接下來會…”

“所以請大家…”

PEEL 範例:講座邀約

(推薦閱讀:利用「黃金圈」替自己說個令人印象深刻的自我介紹)

以上就是一個最基本又具專業度的講座邀請範例,如果你想更讓對方感受到誠意,可以在第一段新增哪篇文章的哪個段落觸動到你,讓郵件顯得更加客製化。

PEEL 範例:商務推廣

(延伸閱讀:從0到1開始規劃Google關鍵字廣告)

工作上常用的 to/cc/bcc/forward

To

🔺 即「發送給」
🔺 與郵件內容有直接關係,需要收件者執行或負責
🔺 對象通常是專案負責任人、事件直接關係人

CC

🔺 即「副本」,為 Carbon Copy 的縮寫
🔺 希望對方知情,但跟他沒有直接責任關係
🔺 對象通常是負責人的主管、同事、上下游夥伴

BCC

🔺 即「密件副本」,為 Blink Carbon Copy 的縮寫
🔺 想讓特定的人知道,卻又不想讓郵件內 cc 的人員知道
🔺 與 CC 的差異僅在於收到信的人無法得知同封信件寄給了誰,但收件人可以知道自己是被 BCC,如下圖 

🔺 To 及 CC 的收件者如果使用「回覆所有人」(Reply all),原 BCC 的收件者不會收到回覆的信件

Forward

🔺 有時縮寫為 Fwd,即「轉寄」
🔺 比起 BCC,Forward 的好處是較不容易造成衍生的問題

比如 BCC 的收件人若按到「回覆所有人」,所有收件者都知道 BCC 者的存在,使用 Forward 就不會有這樣子的風險

BCC 收件者,按下 Reply All,全世界就知道他的存在

職場寄信時請避開5大地雷

地雷一:忘記回信

有時我們只要一忙就經常忘記要回信,這時候一拖,可能就是幾週後才會突然想起來。

因此在信中具體說明「請對方幾時前回信」,設定明確的回覆期限,就能大大增加對方閱讀完後便快速回信,或稍晚便回覆的機會!

若這封信是希望對方做決定,也請不要單純拋出一個諾大的問題,讓人從頭開始想方案。事前提供幾個可選擇的AB方案,有了選擇,自然會增加對方快速回信的機會,甚至還會針對現有的方案做優化!

Snooze 延遲信件出現

如果今天收到信,但你沒有時間能立即處理,那你也能善用「snooze 延後」功能,讓信件先暫時從收件夾中消失,設定好時間後再出現,如此你就不會忘記要回信啦!

snooze功能可以幫助你不健忘!

地雷二:忘記夾帶檔案

寄信時常常誤以為自己已經夾帶檔案,內容寫完便快速寄出,等到一鍵發送出去時才發現檔案忘記夾帶,雷到自己。

解決辦法是,當你開始在撰寫一封郵件前,就先上傳附加檔案,並在文內註明有附件。

如此當哪天天兵不幸忘記夾帶,至少收信的人看到文內有說夾帶卻未收到,會再提醒你補寄。

地雷三:參差不齊的視覺

有時我們可能會從另外一封信複製片段資訊過來撰寫,在小小的視窗裡看起來差異可能不大,但當寄出後卻發現段落間可以看到很明顯的差異,超過2種不同的視覺形式變化,可能會造成收件者第一印象觀感不佳的問題。

建議當完成一封信之後,仍要全選統一字體大小、文字類型、背景顏色、文字顏色,也盡量避免使用過多的粗體、斜體、底線,如此才能有統一的視覺,看起來比較專業。

如果想特別 highlight 某些重點,比如必繳交的資料、檔案的繳交期限,可以將字體用底色凸顯,比如

繳交期限:109/8/20 中午12點前

地雷四:轉發信件的禮儀

很多人喜歡轉發郵件給直屬關係人,卻不加以說明目的,這在寄件人眼裡看起來不是特別專業的表現。

若要轉發郵件,請提列轉發內容的重點或原因

在公司內部我們也經常在 Reply all 時,用 +XX Team,備註是轉發給哪個部門,讓寄件人明白目前郵件轉發的情況為何。如此當同事看見部門尚未轉發郵件時,也會順手將重要資訊轉給大家。

順帶一提,使用 Reply all 的好處是,當日後信件有要更新時,後面陸續加進來的 Email 也會同步收到最新的資訊

地雷五:缺少署名

對於收件者而言,署名也至關重要,因為它包含著個人信息,比如姓名、職稱、部門、電話、郵箱/ IM(即時通訊),若有問題時可以透過這些資訊聯繫到你。

在公司的簽名檔,因為內部使用 Skype 作為主要的溝通工具,所以我也會附上自己的 Skype ID,也曾看過有人會加上個人二維條碼(QR Code),讓人加入聊天軟體都是一個不錯的方式。

署名代表著公司的身份,所以不要加上太多個人色彩的內容及敘述,保持專業即可

到 Gmail,找到「設定」就可以編輯自己的個人化簽名檔囉~

總結

一封書信無形之中也代表著你的專業度,從細節中累積自己的名譽,未來在職場上一定會更加得心應手。希望今天的分享對你有所幫助,下週開始學習撰寫一封專業有結構性的商用郵件吧!週一愉快!:)

如果你喜歡我的文章,你可以在這邊訂閱!:)

也歡迎追蹤矽谷獨角獸學院 IG :bettywu.unicorn 

You may also like

留言一起交流吧!

%d 位部落客按了讚: