工作上有大量機會需要用郵件布達資訊，過去對專業書信已經有所了解的我，進到職場後才發現除了專(官)業(腔)還不夠，如何讓人能在短時間內讀懂訊息才是最核心的目的。今天想和你分享 PEEL 技巧，讓你在職場上快速撰寫一封專業流暢的商業書信。
什麼時候會需要用到商業書信呢？
- 想布達重要的資訊或交辦任務
- 想追蹤事件後續的狀況
- 想保留書信往來的紀錄
當一封書信僅有11秒被閱讀的時間，簡潔扼要的傳遞資訊就是我們要達到的目的。
我認為一封專業商業書信的精髓在於信件架構，任何資訊只要有了架構，就能讓人一目瞭然，明白所有的資訊。
再接下來就只是背景資訊比例分配的問題。
首先想跟大家簡單談談有效的商業郵件需要包含的 7C 元素。
商業郵件的 7C 元素
Correctness 正確性
在撰寫一封商業郵件前，我們得先確認這封信所溝通的對象是誰，選擇合適的語言（官方說法 / 政府文件／商業書信），並確保數字、資料引用正確，且文法、標點符號、語句邏輯是通順的。
Conciseness 簡潔有力
不要為了顯現專業，而使用過度熬拗口的文字。什麼意思？就是中文書信用了文言文、英文書信用了 GRE 等級的單字。盡量精簡你的語句、段落，省去不必要或重複性的資訊，將篇幅保留在傳遞重要的資訊上。
Courtesy 有禮貌
撰寫書信時得保持禮節，不要將焦點只放在自己身上，你得試圖站在對方的立場，去思考這封信帶給他人的好處，讓收信者閱讀完明白下一步的行動是什麼。
Consideration 考慮周全
當寫完郵件，你得將自己抽離，思考當收信者開啟信件時會有哪些疑慮？用這種方式強化自己論述不清楚的地方。
Clarity 清晰
當你不清楚你的信件內容時，請別奢望收信者會讀得懂你的 murmur！
Completeness 完整性
你得在信中給予所有重要的資訊，必要時甚至可以補充內容。
Concreteness 架構
寄件者必須用嚴謹的架構，有系統性的文字傳遞資訊。善用條列的方式，可以讓資訊一目了然的讓收信者明白。接下來要分享的進階 PEEL 商用書信技巧，同樣也是善用架構的精髓，讓資訊得以有效的傳遞。
商用書信必備的 PEEL 技巧
P－Point 重點
不要繞彎！
郵件標題和開頭的第一句話，就得先破題、講重點。
用簡潔、有力的語句才能抓住閱讀者的注意力。
使用情境
- 商務提問、資訊布達：肯定句，主旨＋敘述
- 廣告推廣：可以使用疑問句，引起收件者的興趣
標題範例
【請協助推廣】快樂賣場 10% 折扣碼分潤_7天免費試用方案 (6/18-6/30)
【重要通知】 2020 12.12 狂歡趴踢 Kick-off Meeting
內文範例
“需要請你核准…”
“本周XX會議時間為…”
“本次活動決定主題為…”
“為提升XX占比，我們預計XX時候，推出XX方案…”
E－Elaboration 闡述
用簡單好懂的語句，支撐論點。
範例
“由於目前現況…”
“此結論得自於 (1) (2) (3)…”
E－Evidence 資料/證明
彙整資料、數據，附圖/檔案更進一步說明方案細節與論點。
範例
“衰退/成長數據” (MoM, YoY 對比)
“潛力商品” (利用 raw data 撈 Top10 熱銷商品)
“統計表” (競品的市場份額)
L－Link 重申/連結主題
將結論連回主題，清楚說明期望對方做出的下一步行動。
範例
“希望參考你的意見”
“我們接下來會…”
“所以請大家…”
PEEL 範例：講座邀約
（推薦閱讀：利用「黃金圈」替自己說個令人印象深刻的自我介紹）
以上就是一個最基本又具專業度的講座邀請範例，如果你想更讓對方感受到誠意，可以在第一段新增哪篇文章的哪個段落觸動到你，讓郵件顯得更加客製化。
PEEL 範例：商務推廣
工作上常用的 to/cc/bcc/forward
To
🔺 即「發送給」
🔺 與郵件內容有直接關係，需要收件者執行或負責
🔺 對象通常是專案負責任人、事件直接關係人
CC
🔺 即「副本」，為 Carbon Copy 的縮寫
🔺 希望對方知情，但跟他沒有直接責任關係
🔺 對象通常是負責人的主管、同事、上下游夥伴
BCC
🔺 即「密件副本」，為 Blink Carbon Copy 的縮寫
🔺 想讓特定的人知道，卻又不想讓郵件內 cc 的人員知道
🔺 與 CC 的差異僅在於收到信的人無法得知同封信件寄給了誰，但收件人可以知道自己是被 BCC，如下圖
🔺 To 及 CC 的收件者如果使用「回覆所有人」(Reply all)，原 BCC 的收件者不會收到回覆的信件
Forward
🔺 有時縮寫為 Fwd，即「轉寄」
🔺 比起 BCC，Forward 的好處是較不容易造成衍生的問題
比如 BCC 的收件人若按到「回覆所有人」，所有收件者都知道 BCC 者的存在，使用 Forward 就不會有這樣子的風險
職場寄信時請避開5大地雷
地雷一：忘記回信
有時我們只要一忙就經常忘記要回信，這時候一拖，可能就是幾週後才會突然想起來。
因此在信中具體說明「請對方幾時前回信」，設定明確的回覆期限，就能大大增加對方閱讀完後便快速回信，或稍晚便回覆的機會！
若這封信是希望對方做決定，也請不要單純拋出一個諾大的問題，讓人從頭開始想方案。事前提供幾個可選擇的AB方案，有了選擇，自然會增加對方快速回信的機會，甚至還會針對現有的方案做優化！
Snooze 延遲信件出現
如果今天收到信，但你沒有時間能立即處理，那你也能善用「snooze 延後」功能，讓信件先暫時從收件夾中消失，設定好時間後再出現，如此你就不會忘記要回信啦！
地雷二：忘記夾帶檔案
寄信時常常誤以為自己已經夾帶檔案，內容寫完便快速寄出，等到一鍵發送出去時才發現檔案忘記夾帶，雷到自己。
解決辦法是，當你開始在撰寫一封郵件前，就先上傳附加檔案，並在文內註明有附件。
如此當哪天天兵不幸忘記夾帶，至少收信的人看到文內有說夾帶卻未收到，會再提醒你補寄。
地雷三：參差不齊的視覺
有時我們可能會從另外一封信複製片段資訊過來撰寫，在小小的視窗裡看起來差異可能不大，但當寄出後卻發現段落間可以看到很明顯的差異，超過2種不同的視覺形式變化，可能會造成收件者第一印象觀感不佳的問題。
建議當完成一封信之後，仍要全選統一字體大小、文字類型、背景顏色、文字顏色，也盡量避免使用過多的粗體、斜體、底線，如此才能有統一的視覺，看起來比較專業。
如果想特別 highlight 某些重點，比如必繳交的資料、檔案的繳交期限，可以將字體用底色凸顯，比如
繳交期限：109/8/20 中午12點前
地雷四：轉發信件的禮儀
很多人喜歡轉發郵件給直屬關係人，卻不加以說明目的，這在寄件人眼裡看起來不是特別專業的表現。
若要轉發郵件，請提列轉發內容的重點或原因。
在公司內部我們也經常在 Reply all 時，用 +XX Team，備註是轉發給哪個部門，讓寄件人明白目前郵件轉發的情況為何。如此當同事看見部門尚未轉發郵件時，也會順手將重要資訊轉給大家。
順帶一提，使用 Reply all 的好處是，當日後信件有要更新時，後面陸續加進來的 Email 也會同步收到最新的資訊。
地雷五：缺少署名
對於收件者而言，署名也至關重要，因為它包含著個人信息，比如姓名、職稱、部門、電話、郵箱/ IM（即時通訊），若有問題時可以透過這些資訊聯繫到你。
在公司的簽名檔，因為內部使用 Skype 作為主要的溝通工具，所以我也會附上自己的 Skype ID，也曾看過有人會加上個人二維條碼（QR Code），讓人加入聊天軟體都是一個不錯的方式。
署名代表著公司的身份，所以不要加上太多個人色彩的內容及敘述，保持專業即可。
總結
一封書信無形之中也代表著你的專業度，從細節中累積自己的名譽，未來在職場上一定會更加得心應手。希望今天的分享對你有所幫助，下週開始學習撰寫一封專業有結構性的商用郵件吧！週一愉快！:)
如果你喜歡我的文章，你可以在這邊訂閱！：）
希望可以和貝蒂多聊聊嗎？邀請你和我來場 Coffee Chat 交流!
當然，也歡迎追蹤矽谷獨角獸學院 IG ：bettywu.unicorn
