入職近半年,即便過去在學期間有過6次實習經驗,但仍得說實習與正職中間仍存在著好大一段落差,這差異來自心態與做事的方法,想趁著年末和大家分享我這半年的成長,及2021的年度規劃。

別慌!新鮮人第一份工作,目標清楚就夠

先從求職開始談起,新鮮人對於第一份工作誠惶誠恐,深怕第一份工作會影響日後的職業生涯。

當初我也一樣,即便做了再多職涯探索,對於第一份工作其實並沒有很明確的想法,僅知道自己擅長行銷、想嘗試業務、對於數據分析能力很憧憬。

當時詢問了近十位前輩們的意見,總結下來第一份工作只佔我們職涯中的很小一部分,所以只要有思索過求職目標,其實第一份做什麼、做多久,對於整個 career 的影響並不大

當時我僅面了3家公司,一間廣告公司MA、跨國電商CM、旅遊新創廣告投手,最後選擇電商而非廣告的原因,除了是考量到疫情催化了電商發展,想深入了解產業的運作外,另一個是我想學會數據分析的能力,因此放棄了可以2年輪調各部門的MA機會,進入電商做品類管理 (Category Management)。(推薦閱讀:操作活動 創造業績-在電商擔任品類管理的CM日常)

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菜鳥不完美,快速進步就好

我很幸運第一份工作可以由一位非常傑出的 lead 所帶領,從初入職每週 1-on-1 追蹤我目前的上手狀況外,也持續給我最真實的反饋。

還記得前三個月渾身菜味,deadline 趕不上、曝光資源忘記入、Excel 數字經常異常,頻繁出錯到無地自容,每天的日常就是處理自己出的包,樞紐重新拉、報告重新做、半夜搶救網頁、不停地道歉再道歉。

掌握不到做事的方法,只能每天被各種專案 deadline 追著跑。這時除了自己摸索外,最快的方式還是詢問同事都是怎麼安排做事進度,從模仿開始學習

正視自己的缺點:重新歸零

在這半年的時間裡,職場教會我最寶貴的一課是「重新歸零」

過去在校內校外經常得到一面倒的讚美與鼓勵,但在職場上無法如期將交辦事情完成就是沒有產值。我很幸運可以在電商擁有一群願意說真話的主管與同事,經常指出我的盲點,給予反饋、期待我可以做的更好。

職場上比起察覺到自己該加強何處,擁有資深同事告訴你該如何更好時,是可遇不可求的幸運!

菜鳥上工15點筆記

以下整理我覺得入職至今受益無窮的工作心態與做事方法,或許對你也會有幫助!

Step1. Day1 開始寫你的交接手冊 

交接手冊的意義在於幫助你了解專案的全局與作業流程,而在記錄的同時也能讓你加深印象。

入職時我遇到最大的挑戰是同事十分忙碌,許多事情經常是碎片化地交接,導致當下完成了一項小任務,但我卻無法將這些事件串聯成一個完整的流程,導致得花更多的時間上手一個專案

因此若能從 Day1 就開始養成這個好習慣,不僅能幫助你更快速掌握全局,也是當組織職務異動時造福下一位交接你職位的人。

此外當你完成這些筆記時,也可以請同事幫你確認你的理解是否正確,但要記得不是截圖筆記請他們幫你看- that’s not their job,而是口頭詢問流程是否正確即可。

從 Day1 至今已經寫了114頁面滿滿的工作筆記

Step2. 掌握職務內容

再來就是掌握自己的職務內容涵蓋哪些範疇,一開始同事可能會羅列一長串的職務內容,即便不知道細節但也無妨,利用接下來的日子慢慢去拼湊專案的模樣,不要忘記任何一個專案的進度。

初次在蝦小編的店直播推廣廠商新品 當個稱職的陪笑員:)

Step3. 對焦你的目標

再來是擁有目標導向 (target-oriented) 的心態可以幫助自己更明確知道該往哪個方向努力。但往往新人初入職較欠缺這樣子的 mindset,導致若主管沒主動提,而你也沒有問,就變成自顧自的埋頭苦幹。

因此好好把握前三個月蜜月期,詢問用人主管對於你的期許,也要同步讓對方知道你的目標,雙人 align 好期待,才能更加順暢地合作下去。

Step4. 動作前要先了解意義

做事前得要先了解事情的目的、流程、對應的窗口,掌握全局後才更能掌握細節

初入職當我被交代一件事時,便會一股腦兒迅速完成,但當時我其實不明白這些動作背後的意義,以及上下一個步驟各是什麼,導致經常忘東忘西,後來當我發現這個問題時,便會試著再問更多問題,將這些碎片化的點拼湊成線與面

如今這個小小的改變,可以讓我在了解專案目標後,提出更好的解決方案。比如主管覺得當前的曝光資源四散在各地,導致各負責人可能不清楚站內有哪些資源可以運用。

我除了 default 將申請方式、頻率、deadline、窗口的資訊都做統整外,也進一步 feedback 有時候專案負責人知道資源,但不見得會去申請,因此可以 by 專案的方式製作一張表單讓大家回填資源的申請狀況,每週週會上讓主管 review。此時大家會為了週會上不要被主管challenge資源申請的問題,因此會更積極地申請曝光資源。


可以發現最後的方案,不僅解決了曝光資源散落的原問題,更提高了部門申請資源的效率,這就是在了解意義後才採取行動所帶來的效益

Step5. 解決不了的問題要發問

過去我的習慣是遇到不會就問人,但後來發現正職真的非常忙碌,有時我們這樣去詢問都會打亂對方原本的做事節奏。

後來只要遇到不會的問題,我會先試著找尋解答,無論是根據信件的線索找到窗口尋求解答,亦或者是從現有檔案裡找答案,再真的不行,我會設個停損點。求助於人時我會列出我嘗試過的方法,讓對方知道我不是伸手牌,只是空手去問問題,對方也才會覺得幫助我有意義。
(延伸閱讀:使用PEEL技巧,撰寫一封專業的商業郵件)

Step6. 帶著解決方案問問題

菜鳥入職一定對於現有事情有許多滿腔熱血的想法,力求改變是件好事,但當沒有做好準備就告訴主管你的想法,在對方眼裡你只是「在抱怨」,而不是「想解決問題」

好比過去在會議上,我針對現有網頁上消費者領券的流程過長提出我的想法,但當被反問我是否有更好的做法時,我卻回答不出來。

比較好的做法是,發問前就先想好1-2個提案,再讓對方根據你的提案做反饋,評估方案是否具可行性,才是一個懂的「解決問題的人」,也才是老闆請你來工作的價值。(推薦閱讀:麥肯錫:解決問題的七步驟 #問題解構篇)

Step7. 找出適合你的專案管理方法

在電商有許多專案同時在跑,初入職經常抓不好專案排程,每天都被 deadline 追著跑,花了好長一段時間才找到屬於自己的做事節奏。

起初使用 Notion,但發現 Notion 的設計較難讓人掌握專案進度,也較無法規劃下個月的事情;後來改為用 Excel 分上午/下午/晚上列 to-do list,deadline 與連結全部整理在表單上一覽無遺,這個問題就大幅地改善;事情上手後,現在改為用紙筆紀錄,反而讓我更能掌握專案的進度,加快做事的效率;現在的我,基本上都會直接在腦海裡排程今明兩天要完成的待辦事項,晚上被交代臨時需求需要處理時,我也會在只有自己的群組內寫下 to-do list,明早一進公司就能優先處理。

找到屬於自己的專案管理方法,是所有新鮮人都必須面對的課題。

Step8. 窗口不是傳話筒,是溝通的橋樑

身為部門曝光資源的窗口,我經常需要整理公司內部的活動,讓業務去 push 賣家參與。起初我以為將資訊如期地轉達就好了,殊不知當業務、主管有哪些環節不清楚更進一步詢問時,我經常一問三不知。

後來我學習到窗口的職責並不單單只是表面的傳話筒而已,而是要擔任起雙方溝通的橋樑,當接收到任務時,有不清楚的地方一定要更近一步詢問,掌握所有細節後再布達給內部人員,有問題時也才能從容解答。

後來有機會和其他部門交流,也發現對方擔任公司與廠商間的窗口,因為理解公司內部的作業限制,所以替我們擋下許多廠商不合理的要求,而不會再將資訊轉傳給我們,而這就是一位稱職窗口所該有的表現。

Step9. 學會反問的技巧

當一件事你並不是 100% 確定時,可以利用「反問」的方式來確認細節是否理解正確。比如

「可以跟 OO 確認這件事情的流程是 XX 嗎?」

如此比起丟出直球問問題,透過反問的方式可以讓對方覺得你有認真在聽,並快速知道哪些地方你還不是理解的很正確。(延伸閱讀:讓別人更愛聽你說話!五招重塑說話技巧)

和同名同姓的 HR Betty Wu 一起在 2020 中秋節當月兔
和 M&G 同事在跳麻布袋撥柚子比賽中…沒有得名 xDD @Shopee

Step10. 喊Deadline的藝術

菜鳥最害怕事情無法準時做完,但又害怕被責備,因此到 deadline 前一刻還會死命趕工,絕不妥協。

比如每週的品牌成效分析報告,因為要處理的資料龐大,且得預留時間與各部門負責人確認各品牌的業績表現,所以每當周日 23:59 一過馬上下載資料,從週一凌晨開始處理 raw data,週一進公司開始整理分析。

但前期因為對 Excel 不熟悉,數萬筆的資料經常得重拉,因此下午 3PM 給出的簡報可能還需要再大幅調整,這時 lead 會要我自己壓個時間給新版,但有時當天有許多專案仍得同步處理,因此 deadline 到了 lead 來追殺時,只能一延再延。

後來我學習到 deadline 無法如期趕上都要提早先說,不能等被催時才告訴原因請求延長時間。而做每一件事,在壓 deadline 也不是簡單說說而已,而是要真的能把事情如期完成再給出承諾,否則事情卡在我這邊,後續除了 lead 要修改簡報外,還有再更大的主管要負責統整 final report 給老闆,這牽連的範圍很廣,不可不慎。

Step11. 做「完」事只是基本,做「好」事才是價值

做完事只是基本款,要如何將事情做到盡善盡美才是體現個人價值所在。

比如在經營官方社群帳號時,社群 team 給各品類的 KPI 是每個月粉絲成長數 MoM +20%,即便我的日常只是提醒大家入稿、幫忙修改文案、發文而已,但我知道站上仍有許多操作空間可以運用來 growth hack。

因此主動提出其他方式來快速增加粉絲關注數,比如製作 banner 曝光在4大品類的活動頁上;提供站上置頂曝光資源,邀請賣家使用公版貼文的活動,將流量導回官方帳號等。

這些非份內要做,但你卻願意為了將事情做「好」而採取的 extra step,就是體現你存在的價值。

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Step12. 定期回報進度,學會向上管理

我認為向上管理的精髓,是「清楚老闆目標、了解主管在意的事情、凡事多想一步,並且定期回報進度」

一開始我對「向上管理」這議題特別陌生,是因為我將主管 default 設想為是一個距離我很遙遠的長官,怕事情多說主管會覺得煩,所以只要沒有在群組被 tag,平常就是敬而遠之。

直到某些專案,上層開始在追各品類主管的進度時,主管開始問起我的做事流程、KPI、達成率、專案效益時,才曉得在職場上做自己的事,老闆不問就不答,可是犯了大忌

這些經驗讓我學習到當主管交付任務給我時,別先急著向前衝,而是先退一步想這專案背後的目的是什麼?希望可以達到哪些效益?不清楚專案 KPI 時也得先反饋給主管,請求解答。

與主管確認專案目標、KPI,以及預計進行的流程與優先順序後,再定期回報讓主管隨時掌握進度,才能避免認知落差,做好向上管理。

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Step13. 觀察你的同事,梳理內心的聲音

身為窗口因為業務上會與四大品類的業務、CM 大量接觸,所以我經常觀察這些人平常都是在做什麼事。

即便當前業務內容不相同,但菜鳥可以透過觀察資深同事做的專案,去思考當未來升遷時,是不是也滿心期待想做這些內容,藉此挖出內心最底層的聲音

Step14. 學會閒聊是 social 的第一步

正職不像實習生可以沒有包袱地和同事閒聊,因此入職開始我和同事間的相處非常一板一眼,深怕自己會被貼上不專業、不盡責的標籤。

但因為組上有許多資深的業務、CM,在位置上工作時經常聽到這些人除了工作外,其實也經常分享自己的生活近況,我才發現「閒聊」也是在工作之餘非常重要的社交貨幣

因此從自己的生活近況開始分享起,可以拉近同事間遙遠的距離。

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Step15. 勇於承認犯錯

菜鳥前三個月犯錯是在所難免的事情,學會好好調適心態,當犯錯時不要急於澄清,而是去聽同事怎麼說,再適時補充當下為何自己會這麼做,並且反饋下次會改怎麼做會更好即可。

犯錯並不可恥,可恥的是不願意面對錯誤改進。

Next Step, 2021!

也因為入職前我的目標十分明確:了解產業與數據分析,半年過後我發現目標已經階段性地完成,再加上品類管理與我的職涯方向差距較遠,可以發揮的空間有限,因此在年末對談時決定轉換跑道,提出離職的決定。

明年我將回歸專注,朝著 B2B 的業務職涯前進,下回和讀者們分享我下段旅程的切入點。

終於迎來 2021,新年度的目標包括

  1. 運動:養成每週進一次健身房的運動習慣,到年底可以有健康的線條,變得更有力氣!
  2. 學會速讀與產出:一個月一本書,透過和讀者們分享加快產出的速度
  3. 持續經營個人品牌:累積在 LinkedIn 領域的品牌力 & 閒暇時拍攝影片
  4. 累積業務的經驗與信譽:積極參與 XChange,與前輩、志同道合的朋友們交流,正式切入 B2B 業務領域,也在新旅程上累積相關經驗
    * 順便分享:「XChange 數位轉型趨勢論壇」將於 1/16 登場,歡迎大家參與!
  5. 投資交易:專注期貨,用錢賺更多錢
  6. 專注:持續減少無法累積的外務,將心力專注在發展業務/交易/個人品牌上

謝謝電商這半年來給予我的挑戰與成長,我將帶著這些寶貴的做事態度,啟程前往下一段旅程!

Q4 Team Building marks the end of my journey at Shopee

赤裸地分享 2020 年踏入職場菜鳥的所思所感
2021 對我而言
是人生歸零、重新的開始

對你而言又是什麼呢?
歡迎讀者們留言和我分享你的2021計畫!

2020 謝謝有你的陪伴
2021 請多多指教
我們一起繼續加油 🙂

Betty Wu
2021.1.2

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